Notre newsletter précédente insistait sur l’importance de rédiger des clauses claires et lisibles (voir newsletter précédente).

Même si vos clauses sont parfaitement lisibles, vous ne serez pas totalement à l’abri si vous ne pouvez pas prouver que vos clients en ont effectivement pris connaissance et les ont acceptées.

La situation idéale.

Un contrat paraphé et signé par les deux parties – souvent obtenu au prix de longues négociations – permet d’éviter toute discussion : le client ne peut pas alors prétexter l’ignorance ou le refus des conditions et des clauses du contrat.

Cette façon de procéder est sans conteste la plus sûre, mais est à peu près impraticable pour la majorité des entreprises. Plus d’un vendeur verrait son chiffre de vente habituel descendre en flèche s’il devait discuter du contenu de chaque clause lors de chaque vente.

Les conditions générales.

Pour éviter de telles pertes de temps, la plupart des entreprises utilisent des conditions générales, pour encadrer contractuellement leurs transactions avec les clients.

Accord tacite?

énormément d’entreprises se contentent d’imprimer ces conditions générales  au dos de leurs factures et estiment, à tort, qu’elles sont tacitement acceptées par le client si celui-ci ne conteste pas les factures reçues.

C’est parfois le cas, mais pas toujours ! Premièrement, l’argument d’acceptation tacite n’est retenu que pour les relations entre commerçants, et, de plus, vous devez pouvoir prouver qu’il existait, entre votre client et vous, une relation commerciale de longue durée.

Exemple de décision:

 “Lorsqu’il n’existait pas de relation commerciale de longue durée entre les parties et que les conditions générales  sont communiquées pour la première fois par une facture, ces conditions ne sont pas contraignantes et peuvent être contestées.” (Cour d’appel d’Anvers, 15 avril 2002)

Changements ultérieurs?

Vous ne pouvez évidemment pas non plus modifier sans prévenir les conditions générales  au verso des factures ! Un client “difficile” pourrait faire valoir, avec succès, qu’il n’a jamais accepté, même tacitement, ces changements.  

Exemple de décision:

“En principe, la prise de connaissance ou la possibilité de prendre connaissance de nouvelles conditions générales  doit précéder la conclusion du contrat.

De nouvelles conditions générales apparaissant dans des documents commerciaux déterminés, comme des factures, modifiant ou complétant le contrat initial, ne font en principe pas partie de ce contrat.

Ces documents n’ont en principe pas besoin d’ être contestés, étant donné que les conditions générales ne peuvent pas être unilatéralement modifiées.” (Cour d’appel de Bruxelles, 23 novembre 2001)

Attention au fax !

Beaucoup d’entreprises ont de magnifiques bons de commande préimprimés, au dos desquels figurent leurs conditions générales. Mais le verso des bons de commande est souvent oublié lorsque les documents sont faxés...

Exemple de décision:

“La connaissance et l’acceptation des conditions générales ne peuvent être supposées acquises par un simple renvoi, dans l’offre de la partie intimée, à ses “conditions générales”, étant entendu qu’il n’est pas contesté que l’envoi de l’offre par fax ne contenait pas les conditions générale, imprimées au verso du document.” (Cour d’appel de Bruxelles, 12 septembre 1997)

La solution ?

Vos conditions générales  doivent d’abord figurer sur vos devis, offres et bons de commande, autrement dit au début de votre relation (contractuelle) avec vos clients.

N’hésitez pas à les répéter encore sur les document suivants : bons de livraison, d’intervention, factures,...

Prévoyez, sur le devis ou le bon de commande, à proximité de l’endroit prévu pour la signature du client, une clause de ce type :

“Le client déclare avoir pris connaissance des conditions générales de la société XXX et les accepter.”

Attention aux transactions avec les particuliers !

Le consommateur est très protégé par la loi.

Dans les contrats conclus entre un vendeur et un consommateur, sont abusives les clauses et conditions qui ont pour objet de constater de « manière irréfragable » l’adhésion du consommateur à des clauses dont il n’a pas eu, effectivement, l’occasion de prendre connaissance avant la conclusion du contrat. (Loi sur les pratiques du commerce et sur l’information et la protection du consommateur, article 32 § 23)

Vous devrez donc prouver que le consommateur a effectivement pu prendre connaissance de toutes les clauses avant d’accepter les conditions.